A arte de escrever e-mails curtos (e por que isso importa)

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A escritora Frankie Rain é uma defensora dos e-mails curtos: “eu diria que não há circunstâncias legítimas que exigem e-mails maiores que um parágrafo ou dois; qualquer coisa além disso provavelmente deveria estar contida em um anexo e não no corpo de um e-mail.”

Para ela, há muitas vantagens e tudo começa com a forma com que o recipiente interpreta o autor do e-mail, dependendo do seu tamanho. “Sabe quem escreve e-mails curtos? Uma lista breve: pessoas que são extremamente ocupadas e não têm tempo de escrever respostas longas”, brinca ela em artigo no Medium.

Do outro lado, e-mails longos mostram que o remetente ou tem muito tempo extra nas mãos, ou está emocionalmente investido no assunto ou na pessoa com quem se comunica, de acordo com Rain. “Pergunte a si mesmo: em sua vida profissional, especificamente, qual das pessoas acima você quer ser?”

Além disso, há outros benefícios em se esforçar para enviar apenas e-mails curtos, tão valiosos quanto. Quando se envia um e-mail longo, há mais chances de que o recipiente adie a resposta, por exemplo. “E escrever e-mails curtos é uma habilidade. Escrever qualquer coisa curta é uma habilidade. (…) No mundo de hoje, as pessoas valorizam a clareza e a brevidade mais do que nunca.”

4 dicas para e-mails curtos e eficientes

Escrever um e-mail curto não é, necessariamente, sinônimo de ser “curto e grosso”. Dá para conciliar o tamanho reduzido com um  cumprimento e até um tom amigável – confira as dicas!

#1 Diga o que quer com o menor número de palavras possível
Para fazer isso, é preciso pensar antes de escrever. “Mergulhar diretamente com uma resposta desconexa que não aborda a questão é apenas outra maneira de procrastinar. Isso faz com que você se sinta produtivo, quando na verdade você está apenas contornando o problema real. Pensar primeiro sobre o que você vai dizer o obriga a ser direto”, escreve a autora.

Por exemplo:

Texto 1 – não otimizado

“Se você não se importar, quando tiver um momento pode, por favor, analisar o relatório em anexo e contar-me o que acha? Eu realmente apreciarei qualquer ajuda ou conselho que você possa dar.”

Texto 2 – otimizado para ser curto e direto

“Por favor, revise o relatório anexo e envie seu feedback. Obrigado!”

O “por favor” e o “obrigado” garantem que o tom seja de educação, ainda sim a mensagem é sucinta. Para Rain, o ponto de exclamação depois do obrigado ajuda a tornar a mensagem leve, por mais que se trate de um pedido.

#2 Foque em apenas um assunto por e-mail
Discutir vários tópicos em um e-mail pode gerar confusão e até atraso porque o destinatário provavelmente não vai responder até que tenha todas as respostas. Isso pode significar, inclusive, que seu e-mail vai parar na lista de tarefas até que ele tenha mais tempo para trabalhar na mensagem.

Pode parecer bobo enviar vários e-mails de uma vez, mas a autora garante que ambas as partes ficarão felizes de acompanhar cada tópico separadamente,

#3 Aproveite o campo “assunto”
Embora muitos não vejam a linha do assunto como importante ou a utilizem para sumarizar o tópico a ser tratado, ela, o nome do remetente e a data, são as primeiras informações que o destinatário lerá e servirão como base para ele decidir se abrirá o e-mail e até se o responderá na hora.

Mantendo a prática de um tópico por mensagem, fica fácil e organizado preencher o campo “assunto” de acordo com ele.

#4 Utilize templates para mensagens que se repetem
Dependendo do que você faz e os motivos pelos quais utiliza o e-mail, pode ser que você mande muitas variações de uma mesma mensagem. Se essa é a sua situação, vale a pena criar templates no próprio programa para tornar a tarefa mais eficiente.

Deixe um “XXX” nas partes em que precisa personalizar – e tome cuidado para nunca esquecer delas! Para não correr esse risco, Rain aconselha utilizar um documento no próprio computador, ao invés de templates salvos no e-mail. “Sempre que percebo que estou escrevendo a mesma resposta várias vezes, adiciono o texto do e-mail ao meu documento de templates”, diz ela.

Matéria originalmente publicada pelo portal parceiro Estudar Fora

Fonte: https://epocanegocios.globo.com/amp/Carreira/noticia/2019/02/arte-de-escrever-e-mails-curtos-e-por-que-isso-importa.html

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